En FALCONCDT le invitamos a descubrir el software libre.
El crecimiento de las diferentes economías alrededor del mundo ha generado una necesidad de controlar la información de la que se dispone con el fin de aplicar los recursos de la forma más óptima.
Gracias a la experiencia de millones de usuarios y desarrolladores, el uso de tecnología GNU es la opción más sensata para la inversión de futuro
Su mejor opción: software libre con conocimiento
CRM flexible, intuitivo y abierto, apreciado por empresas en todo el mundo.
SugarCRM simplifica la forma en que su empresa organiza y realiza el seguimiento de las personas, empresas y oportunidades de venta. Con un sistema único, su equipo será más productivo y podrá centrarse en lo que realmente importa: la creación y retención de clientes.
1. La implementación de un CRM permite consolidar la información no solamente de los clientes sino también de los prospectos. La unificación de bases de datos disminuye el costo de actualización constante quedado esta en bases desactualizadas por lo general mal administradas en Excel.
2. El mayor activo de una empresa es el conocimiento y, dentro de este, cobra alto valor la centralización y consolidación de varias bases de datos con información sobre los gustos, hábitos y necesidades de sus clientes.
3. Con un sistema CRM, la empresa es la dueña de la información sin depender directamente de la memoria de los vendedores. Así, la empresa se blinda ante posibles rotaciones de empleados garantizando que siempre van a tener una noción más cercana de sus clientes, teniendo en cuenta que el 60% de la consecución de una venta es el conocimiento que se tiene de ellos.
4. Almacenar cientos de gigas de información no garantizan el conocimiento de los clientes, por esto es importante usar un CRM que permita hacer análisis de la información para realizar mejores estrategias y así llevar un seguimiento a cada campaña de mercadeo generada.
5. Disminución de costos al tener un sistema que permita direccionar determinadas comunicaciones a los clientes que requieran y valoren esa información, al igual que una buena gestión de los reclamos y sugerencias puesto que tener un sistema de trazabilidad de una queja mejora los costos del servicio al cliente y de la post venta.
6. El valor de la solución es bajo a comparación del fortalecimiento y las ganancias que va tener su empresa en el mercado a partir de la fidelización de clientes. Las empresas piensan en pautar en medios, invirtiendo millones de pesos mensuales y no piensan en como capturar adecuadamente la información de prospectos.
Etapa I – Diseño: (de 3 a 4 meses) En la etapa de diseño hay que prestar atención a los siguientes aspectos:
Determinar con exactitud el ciclo de ventas que será configurado en el sistema. Es un buen momento para revisar, optimizar y estandarizar este proceso, eliminando las cargas administrativas y operativas que quitan productividad al equipo de ventas.
Buscar que la configuración inicial del sistema sea lo más simple posible para facilitar la adopción de la organización. No se deje llevar por el entusiasmo – ya habrá tiempo para sofisticar la herramienta.
Poner esfuerzo en el diseño de los incentivos que recibirán los representantes de ventas por la utilización del nuevo sistema en cada una de las etapas. No olvide que la motivación y no el castigo son claves para que el equipo adopte esta nueva forma de trabajo lo más rápido posible.
Incorporar un equipo que acompañe el proceso desde el diseño hasta que quede operativo. Mientras la empresa pone operativo este sistema ( a pesar de lo exitosa que haya sido su implementación ) las condiciones del mercado pueden cambiar. Esto hará que el esquema de trabajo y por tanto el sistema mismo, deba modificarse también y por tanto se deberá volver a capacitar a todos los usuarios del sistema.
Etapa II – Capacitación: (de 3 a 4 meses ) La etapa de capacitación es vital, sin embargo no sólo debemos trabajar en la capacitación del uso del sistema sino en la incorporación de comportamientos y conceptos:
El comportamiento principal es lograr que los ejecutivos entiendan que el día comienza la noche anterior. Es decir que la planificación del día de trabajo debe realizarse la noche anterior : el representante debe registrar lo sucedido durante el día, priorizar las actividades para el día siguiente, y planificar su agenda. Este ejercicio hace que el vendedor pueda iniciar sus labores a primera hora del día.
Es vital que los representantes comprendan los conceptos para que tengan un mismo criterio de registro. Deben saber la diferencia entre oportunidades, actividades, calendario, etc. para que la información ingresada en el sistema sea consistente y permita el análisis de la data agregada.
Etapa III - Carga e inicio de uso: (de 2 a 6 meses ) El inicio de uso del sistema se realiza mediante la carga de información al sistema. Sugerimos que la carga la realicen los propios ejecutivos pues los ayudará a familiarizarse con el sistema, y además podrán completar información sobre sus clientes. Es posible que la información consignada tenga errores – lo que no es tan importante – tengamos claro que el principal objetivo de esta etapa es la adopción y el uso. Un ritual que ayuda a dar por finalizada esta etapa es la quema de agendas. Recuerde que los representantes de ventas suelen tener toda su información consignada en cuadernos o agendas. El acto “simbólico” de eliminar las agendas físicas, implica que toda la información relevante para ellos y el manejo de sus cuentas está debidamente consignada en el sistema.
Etapa IV – Homologación de información: (de 4 meses en adelante) Después de unos meses en los que los representantes ya dominan el sistema y han cambiado sus hábitos, debemos lograr que todos utilicen el sistema del mismo modo. Deben registrar la información bajo los mismos conceptos. Esto es vital – la información agregada debe ser fiable y así podamos tomar decisiones con ella.
Etapa V – Ajustes y Motivación por gestión: La última etapa es aquella en la que se pueden obtener los mejores beneficios del sistema de CRM. En este momento y en base a la gran cantidad de información que tenemos, podemos motivar a nuestros representantes sobre la gestión realizada y así potenciar las acciones comerciales. Sin embargo, los sistemas de CRM siempre requieren de mantenimiento. Modificaciones y ajustes originadas por los cambios en la estrategia comercial, que irán de la mano de una constante capacitación, para asegurar la fiabilidad del sistema.
Los sistemas de CRM son bases de datos abiertas de información no transaccional. Son sistemas dependientes de las personas que se relacionan con ellos, por eso, que la gestión de las personas que lo utilizan y sobre todo la convicción de los jefes es fundamental para el éxito de la implementación sistema. Tenga siempre en cuenta que la implantación de un proyecto de CRM es un cambio cultural. El mayor costo no está en el sistema sino en las horas que las personas deben invertir en producir y mantener este sistema, lo que puede ser muchas veces superior al costo del software.
Premio o castigo: La principal motivación de las empresas para la implementación de estos sistemas, es controlar la labor de la fuerza de ventas y presionarla para mejorar los resultados. Esto es un grave error, los vendedores rechazarán y boicotearán un sistema que buscará fiscalizar y castigar la mala labor. Estos sistemas son herramientas, que deben soportar los procesos de ventas y potenciar el trabajo
del vendedor para incrementar su efectividad, lo que beneficiarà a èl y a la empresa. Es por ello, que en lugar de castigar el trabajo mal hecho, hay que promocionar y alentar a los vendedores que lo hacen muy bien.
Los viejos hábitos: Los sistemas de gestión de ventas implican que los representantes de tengan que modificar sus antiguos habidos y adecuar sus procedimientos establecido en el sistema. Como todo cambio de costumbre este requiere la perseverancia y mucha capacitación. Por ello la convicción de los gerentes y los jefes alentando y capacitando a los vendedores es la única manera de lograr modificar estos antiguos hábitos.
Los perfiles: En todo equipo de ventas el 20% de los representantes no cuadra con el perfil requerido por la empresa. La implementación de estas herramientas evidencia esta situación y genera que los representantes que están fuera del perfil sean los principales detractores del sistema. Lamentablemente la desvinculuación de estas personas es la única solución a este problema, aún cuando los resultados de ventas de estos representantes sean razonablemente buenas.
La remuneración: Los vendedores en la mayoría de los casos reciben comisiones de venta por su trabajo. Los sistemas de gestión de ventas requieren que el vendedor invierta en ellos un tiempo valioso, que podría estar empleando en gestionar clientes, logrando más ventas y mejorando su remuneración; es por ello que de algún modo esta inversión de tiempo debe ser reconocida en su remuneración. Pagar por el uso adecuado del sistema es una pràctica que da buenos resultados.
La convicción del Lìder: Los sistemas de gestión de ventas no son únicamente para los vendedores. Los jefes, supervisores y gerentes deben dominar el sistema mejor que los propios vendedores pues deben ser ellos además quienes los capaciten, los que inspiren al equipo para lograr el cambio.
El CRM más que un sistema es una filosofía de trabajo que requiere compromiso, tiempo e inversión. Si realmente la empresa no la tiene, mi recomendación es que no lo implemente pues puede resultar inútil o lo que es peor, contra producente.
